文件与内容管理

本文基于 DAMA-DMBOK 框架整理，约 1454 字。

1. 引言

文件和内容管理是指针对存储在关系型数据库之外的数据和信息的采集、存储、访问和使用过程的管理。重点在于保持文件和其他非结构化数据或半结构化数据的完整性，并使这些信息能够被安全有效访问。在管理上，这部分数据与关系型数据库的数据操作管理大致相同。在许多组织，非结构化数据和结构化数据有直接的关系，有关内容的管理决策应同样适用于非结构化数据的管理要求。确保文件和内容管理的安全性和高质量，需要可靠的架构和管理良好的元数据。

1.1业务驱动因素

文件和内容管理的主要业务驱动因素包括法规遵从性要求、诉讼响应能力、电子区正能量以及业务连续性要求。

法律法规要求组织保留某些活动的档案

电子取证是查找可能作为法律诉讼证据的电子档案的过程

组织应对电子取证请求的能力取决于其主动管理电子邮件、聊天、网站、电子文件等档案以及原始应用程序数据和元数据的水平。

提升效率是改进文档管理的驱动力，文件管理能力的进步有助于组织简化流程、提升效率。

1.2目标和原则

实时文件和内容管理的主要目标包括：

确保能够高速有效地采集和使用非结构化的数据和信息

确保结构化和非结构化数据之间的整合能力

遵守法律义务并达到客户预期

文件和内容的管理应该遵循以下指导原则：

组织中的每个人都应该在保护组织的未来方面发挥作用

档案和内容处理方面的专家应允许参与制度和规划的制定

ARMA国际在2009年发布了一套被普遍接受的档案保存指导原则：

问责原则：组织应指派适当的高级管理人员，采用制度和流程来指导员工，并确保计划的可审计性

完整原则：建立信息治理规划，使组织创建或管理的档案和信息具有合理性以及适当的真实性和可靠性保证。

保护原则：建立信息治理规划，确保对个人信息或其他需要保护的信息提供合理的保护。

遵从原则：建立信息治理规划，遵循适用的法律法规和其他有约束力的机构及组织的制度要求。

可用原则：组织应确保以及时、高效和准确检索其信息的原则来维护其信息

保留原则：组织的信息应保留适当的时间，并考虑所有运营、法律、监督和财政以及其他所有相关约束的要求

处置原则：组织应根据其制度、适用的法律法规以及其他有约束力的机构要求，提供安全和适当的信息处置

透明原则：组织应以工作人员和利益相关方可以理解的方式记录其制度、流程和活动，包括其信息治理规划。

1.3基本概念

内容：文件之于内容，就像水桶之于水一样。

内容是指文件、档案或网站内的数据和信息。内容通常基于文件所代表的的概念以及文件的类型或状态来管理。

内容管理：内容管理包括用于组织、分类和构造信息资源的流程、方法和技术，以便以多种方式存储、发布和重复使用这些资源。内容的生命周期可以是动态的，通过受控的创建和修改流程进行日志更改；它们也可以是静态的，只发生很少或偶尔的更改

内容元数据：元数据对非结构化数据管理至关重要，无论是传统意义上的内容和文件还是现在理解的大数据。内容元数据主要包含格式、可搜索性、自我描述、既有模式、内容主题、需求等。

内容建模：内容建模是将逻辑内容概念转化为具有关系的内容类型、属性和数据类型的过程。内容建模有两个层次，第一个是信息产品级别，它会产生一个像网站一样的实际可交付成果；第二个是组件级别，它进一步详细说明了构成信息产品模型的元素。

内容分发方法：内容需要模块化、结构化、可重复使用，且与设备和平台无关。常见的内容分发系统包括推式-Push（按照预先选择的事件传送内容，如用户订阅类）、拉式-Pull（用户通过请求拉取内容）、交互式-Interactive（系统之间的大量数据内容交换）。

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